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Best Practice "eegFaktura und Banking" - MarkiMMA - 24.02.2024
Hallo,
nachdem eegFaktura noch keine SEPA Einbindung hat, stellt sich die Frage, wie die Rechnungsbeträge aus eegFaktura am einfachsten verarbeitet werden können. Eine manuelle Übernahme der Beträge in das Banking-Portal seiner Wahr ist natürlich immer möglich. Ab einer gewissen Mitgliederzahl ist das aber extrem mühsam.
Ich stelle hier unsere Lösung vor und hoffe auf weitere Beiträge und gemeinsame Verbesserung des Ansatzes. Natürlich alles ohne Gewähr.
Allgemeines
Die Umsetzung nutzt die Möglichkeit eines CSV-Import, die mit den meisten Business Produkten der Banken möglich ist. Unsere Lösung ist für Raiffeisen Infinity.
Wir erlauben für Mitglieder nur Lastschriften für den Einzug der fälligen Beträge. Damit kann der administrative Aufwand für die Abrechnung optimiert werden.
Weiters wird die Möglichkeit zur Erstellung von Sammelüberweisungen genutzt. Diese Funktion wird sowohl für Überweisungen, wie auch für Lastschriften verwendet.
Nutzung von Sammelaufträgen
Es gibt zwei Eigenschaften von Sammelaufträgen, die für uns vorteilhaft sind
- Das Ergebnis eines Sammelauftrags ist nur eine Buchungszeile. Es werden daher auch nur die Gebühren für eine Überweisung fällig.
- Auf dem Konto ist auch wirklich nur eine Buchungszeile aufgeführt. Diese Buchung wird direkt in die Eingaben-/Ausgaben-Rechnung übernommen. Auch wenn sich mehrere Überweisungen zu Mitglieder verstecken, ist das für unsere Buchhaltung nicht relevant. Um die Verrechnung von Steuerthemen einfacher zumachen, werden gleichartige Überweisungen zu seinem Sammelauftrag zusammengefasst. z.B.: Mit Kleinunternehmerregelung werden alle USt-pflichtigen Lieferanten zusammengefasst, damit die Verrechnung von Reverse Charge einfacher ist.
Nutzung von SEPA-Lastschriften
Damit ein Einzug der fälligen Kosten per Lastschrift möglich ist, braucht die EEG eine Creditor Identifikation. So eine ID bekommt man am einfachsten durch seinen Bankberater. Weiters muss man jedes Mitglied ein sogenanntes SEPA-Lastschrift-Mandat unterschreiben lassen. Unsere Bank war sehr auf die Einhaltung der formalen Kriterien bedacht und wir musste daher unsere ursprünglich geplantes Formular anpassen. Weiters gibt es Unterschiede bezüglich Privat-Lastschrift und Firmen-Lastschrift. Für Details bitte mit dem individuellen Bankberater sprechen.
Auf den Formularen muss auf jeden Fall eine sogenannte Mandatsreferenz durch die EEG ausgefüllt werden. Dieses Merkmal muss auch bei der Ausführung der Lastschrift verwendet werden und bilden somit den Zusammenhang zwischen der Zustimmung des Mitglieds und den jeweiligen Lastschriften ab. Die unterschrieben SEPA-Lastschrift durch den Verein aufbewahrt werden. Eine Übermittlung der unterschriebenen Mandate an die Bank ist nicht notwendig. Wenn die Bank eine Überprüfung hat, kann sie aber eine Ausfertigung der Mandate fordert. Also gut aufheben zu die Zuordnung korrekt machen.
Neben dem unterschriebenen SEPA-Lastschirft Dokument, muss auch ein "digitaler Zwilling" im Portal der Bank angelegt werden. Eine Mandatsbezeichnung, Name, die gewählte Mandatsreferenz (bei uns Mitgliedernummer), unsere Creditor ID und das Austellungsdatum des Mandats muss vermerkt werden. Weiters ob das SEPA-Lastschrift-Mandat für eine eine einmalige oder wiederkehrende Überweisung gewährt wurde.
Von eegFaktura zum (Online-)Banking
eegFaktura bietet die Möglichkeit des Excel-Exports von allen Rechnungen und Gutschriften einer Abrechnungsperiode. Diese Möglichkeit wird angezeigt, sobald die finale Abrechung einer Periode angestossen wurde. In diesem File sind alle relevanten Informationen enthalten, die auch für die CSV-Dateien benötigt werden, die für die Sammel-Lastschriften bzw. Sammelüberweisungen benötigt werden. Sie müssen nur etwas anders aufbereitet werden.
Anbei eine Vorlage, die ich für die Umwandlung verwende. Im Tabellenblatt Liste müssen die Werte aus dem eegFaktura Export eingeführt werden. Die Tabellenblätter Lastschrifen und Überweisungen können dann als csv-datei gespeicht werden und an das Online-Banking Produkt übermittelt werden. Leerzeilen in den csv-dateien können ignoriert werden. Infinity tut das auch.
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Fazit
Wenn die Daten in eegFaktura gut gepflegt sind und auf Bank-Seite einige Vorbereitungen getroffen werden, ist die tatsächliche Durchführung der tourlichen Abrechnung sehr wenig Aufwand. Eine SEPA-Einbindung in eegFaktura wäre zwar nett, aber unbedingt notwendig ist es nicht. Mit dem Zwischenschritt der CSV-Datei hat man auch viele Freiheiten bei der Bündelung von Aufträgen zu Sammelaufträgen. Das ist sehr praktisch.
Bin schon auf euer Feedback gespannt.
LG.
Matthias
RE: Best Practice "eegFaktura und Banking" (GEORGE) - kdirnberger - 14.03.2024
SEPA mit GEORGE/ Sparkasse: Es wird in 2-3 Wochen eine Vorlage + Bedienungsanleitung geben, mit copy/ paste der Daten aus der EEG Faktura Excel Abrechnung.
Die habe ich gerade im Test.
LG aus Enns
RE: Best Practice "eegFaktura und Banking" - kdirnberger - 04.04.2024
(14.03.2024, 09:29)kdirnberger schrieb: SEPA mit GEORGE/ Sparkasse: Es wird in 2-3 Wochen eine Vorlage + Bedienungsanleitung geben, mit copy/ paste der Daten aus der EEG Faktura Excel Abrechnung.
Die habe ich gerade im Test.
LG aus Enns
GEORGE Internet Banking Zwischenbericht:
Eine Dokumentation und Rezept über die Verarbeitung der Abrechnung sowie funktionsfähiges Muster Excel wird am 9.4./10.4. 2024 nach der Durchführung (Test) bereit gestellt. Wir haben alle Daten und sind bereit, wollen aber unsere erste (und die späteren) Abrechnungen immer in der 2. KW des neuen Quartals machen, als Sicherheitsreserve.
# Es gibt bei GEORGE ein kostenloses Plug-In "Import/Export" das man nur finden und brim User Installieren muss.
# Wenn man csv Datenträger verwenden will oder muss (bis von EEG Faktura ein xlm Datenträger bereit gestellt wird - den kann ich nicht selbst bauen), braucht man GEORGE BUSINESS, leider kostet dieses Service zusätzlich und muss daher gesondert bei der Bank beantragt und freigeschaltet werden.
# Es gibt von der Bank eine csv Vorlage und eine csv Ausfüllanleitung, die gut hilft, sie ist aber nicht völlig selbsterklärend und ich hatte ein paar Versuch/Irrtum Runden. Z.B die Bestückung der Pflichtfelder, wenn man eine Sammelbuchung haben möchte. Und die (nicht) erlaubten Sonderzeichen, die in der Anleitung nicht vorkommen. Bei mir war es das"_" in einem Textfeld, das die Verarbeitung des Datenträgers mit einer kryptischen Meldung abgebrochen hat.
# Bei der Vorbereitung der SEPA Gutschrift (Vergütung für den gehandelten Strom) bin ich auf eine unerwartete Überraschung gestossen: Man braucht den BIC zum Empfänger und zum Vereins Bankkonto! Die Felder gibts (noch) nicht in EEG Faktura, DANKE Harald, dass du mein Ticket in die To-Do Liste aufgenommen hast. Wir haben den BIC bisher nicht in unseren Beitrittsformularen/ SEPA Ermächtigungen abgefragt, ich habe dann aber im Internet ein Tool für "IBAN-Prüfung" gefunden, das mir den BIC geliefert hat. Der wurde dann in unsere Excel Mitgliederliste kopiert, die ich als Ergänzung zum EEG FAKTURA Abrechnungs Excel verwenden muss, damit der Datenträger vollständig wird. Anmerkung: Diese Liste brauchen wir leider ausserdem noch als Ergänzung zu EEG FAKTURA, weil dort einige Informationen (noch) nicht vorgesehen sind, die uns aber interessieren (kWp, Jahresverbrauch, Eigennutzung, E-Auto vorhanden/geplant, Wärmepumpe, und nun auch BIC).
# xlm Datenträger gehen kostenlos mit GEORGE und dem Import/Export Plug-In. Daher DANKE an das EEG Faktura Team, dass man daran arbeitet.
RE: Best Practice "eegFaktura und Banking" - hofmachr - 11.04.2024
Guten morgen,
zur Info SPEA - BIC-CODE: Man muss (zumindest bei Sparkasse) keinen BIC code der Mitglieder erfassen - sondern beim XLS Import nur "not privided" eingeben.
RE: GEORGE & SEPA - kdirnberger - 11.04.2024
Vorweg: Die Q1/2024 Überweisungen und Lastschriften sind mit GEORGE Business und dem Plug-In als Sammel-Datenträger durchgeführt worden.
Nach ziemlich vielen Stunden mit viel Versuch und Irrtum und mehreren Emails und Telefonaten mit der Hotline sind zwar die Lastschriften als csv Datenträger gelungen, die Gutschriften nicht und die Meldung ist "csv (Anm.: geht zwar), wird aber nicht unterstützt, weil ...".
"Erstellen sie die Datenträger als xlm" ...
Daher habe ich lang gesucht und weitere Versuche und Irrtümer absolviert und wurde beim 4. Tool fündig und konnte einen xlm File erstellen.
https://www.sepaapp.eu/ ist für 60 Tage kostenlos und kostet dann einmalig 49,90.--, die Standardversion war ausreichend.
Bis dahin wird aber hoffentlich EEG Faktura einen SEPA xlm zur Verfügung stellen.
Man muss den Excel Datenträger mit der bereitgestellten Vorlage erstellen, man kann zwar ein anderes Excel problemlos importieren, das Ergebnis ist aber nicht ok!
https://www.sepaapp.eu/anleitung/#excel_lastschriften
https://www.sepaapp.eu/anleitung/#excel_ueberweisungen
Dann klappt der Import in GEORGE und es wird eine Sammelbuchung erstellt.
Die Details des GEORGE Auftrags kann man als pdf abspeichern und hat den Nachweis der Detailbuchungen.
Job done.
RE: Best Practice "eegFaktura und Banking" - ischlstrom - 15.04.2024
Zur Erstellung der XML Datenträger habe ich dieses Open Source Paket (MIT Lizenz) verwendet:
https://github.com/raphaelm/python-sepaxml
Ich habe damit für unsere erste Abrechnung die Datenträger geschrieben und es schaut sehr gut aus.
Vielleicht ist das auch für die EEG Faktura Devs interessant. So wandle ich das Excel aus EEG Faktura in ein XML um:
LG, Martin
https://drive.google.com/file/d/198ym4PjIuuvyyrqAtxWScUXCzrySHI-x/view?usp=sharing
RE: Best Practice "eegFaktura und Banking" - WolfgangAngleitner - 22.07.2024
Achtung wir haben die Vorlage Vorlage_Generierung_Bank_CSVs.xlsx verwendet und leider übersehen unsere eigene CreditorenID einzutragen. d.h. die Bank hat und angerufen und die Lastschriften zurück geschmissen weil vermutlich eure CreditorenId im Excel hinterlegt ist.
Bitte darauf hinweisen.
Danke
Wolfgang